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Richiesta copie documenti

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INDICAZIONI SUL RILASCIO DELLA DOCUMENTAZIONE ECCLESIASTICA

Si stanno moltiplicando, presso le Parrocchie e gli Uffici Parrocchiali, le richieste di Certificati e/o Atti specie di Battesimo e Matrimonio, anche Integrali, da parte di persone che li richiedono per sé o per terzi, le quali non adducono chiare motivazioni se non quelle di avere notizie o ricordi dei propri cari e spesso con l’intento, più meno dichiarato, di indagare su altre persone menzionate nei suddetti Atti, come ad esempio, padrini, madrine, testimoni di nozze, genitori naturali e/o adottivi, ecc. … A fronte di questi casi sempre più numerosi, il Vicariato Generale, su istanza della Cancelleria Arcivescovile, invita i Parroci ed i loro collaboratori negli uffici Parrocchiali ad agire sempre con prudenza, anche in ottemperanza alla legislazione vigente sulla Privacy (Decreto 196 del 2003 “Codice in materia di protezione dei dati personali” del 1° gennaio 2004 e Regolamento [UE] 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016) affinché tutto si svolga nel rispetto della dignità della persona e dei suoi diritti fondamentali insieme all'esigenza di proteggere il diritto alla riservatezza e alla buona fama rispetto a ogni forma di utilizzazione dei dati personali e di terzi (cfr. Decreto CEI, "Disposizioni per la Tutela del Diritto alla buona fama e alla riservatezza", 20/10/1999, Premessa e Art. 2 § 5). Pertanto, si offrono alcune indicazioni fondamentali da osservarsi nel rilascio della documentazione ecclesiastica. Innanzitutto va ricordato che i Certificati religiosi si rilasciano essenzialmente per fini ecclesiastici (Cresima, Matrimonio, Ordini Sacri, Professione religiosa, frequenza del Catechismo e/o di Scuole cattoliche) utilizzando i Moduli CEI in vigore. Per altre motivazioni particolari (appartenenza ad Ordini Cavallereschi, Confraternite, Pii Sodalizi, Movimenti e Associazioni cattoliche) si rilascino solo i semplici Certificati e sempre dietro Lettera di presentazione /richiesta fatta dal Responsabile competente dell’Ente in questione: tale documentazione non sia mai integrale o recante dati ulteriori e diversi da quelli previsti dalla modulistica in vigore. Le legittime richieste per sapere e ricordare la data del proprio Battesimo e/o Matrimonio si possono soddisfare anche solo a voce o con attestazioni e comunque sempre e solo usando i Moduli CEI dei semplici Certificati.

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RICERCHE ANAGRAFICHE-GENEALOGICHE :

Dal 1823 al 1865, per tutto il territorio dell’Arcidiocesi, ci si deve unicamente rivolgere all’Archivio Arcivescovile, Via dell’Arcivescovado 12, il Mercoledì ed il Giovedì, al mattino.

Dopo il 1865 ci si deve rivolgere solo all’Ufficio di Stato Civile dei Comuni.

Per il periodo antecedente al 1823, si può accedere agli Archivi Parrocchiali, solo previa autorizzazione rilasciata dalla Cancelleria Arcivescovile , ottemperando alle modalità ed al regolamento reperibili sul sito Web della Diocesi (www.diocesi.torino.it), alla Sezione Uffici di Curia, consultando la pagina dell’Archivio Arcivescovile e cliccando su ‘Archivi Parrocchiali’)

Per la documentazione ad uso del Tribunale Ecclesiastico Diocesano si precisa che: per ottenere l’Atto integrale di Matrimonio occorre la Lettera di richiesta della Cancelleria di suddetto Tribunale; la documentazione di Battesimo sia rilasciata alla persona interessata, che sola può richiederla, dietro richiesta scritta dell’Avvocato che segue la causa, compilando il Mod. II/CEI con tutte le annotazioni marginali previste (eccetto paternità/maternità, riconoscimento/adozione).

Per la Rettifica di Atti Parrocchiali si consulti la summenzionata pagina Web dell’Archivio Arcivescovile dove, alla sezione ‘Archivio corrente’, si troverà lo specifico allegato in Pdf in cui si indicano modalità e documentazione da produrre: in tutti questi casi è comunque sempre previsto il rilascio dell’Atto Integrale di Battesimo/Matrimonio alla persona interessata o ad un suo delegato.

Per l’accesso agli Ordini Sacri o Professione religiosa si rilasci la documentazione secondo le modalità che risultano dalla Lettera di richiesta da parte degli Enti competenti (Ordinario Diocesano e/o Istituzioni deputate a questo scopo, Superiori maggiori e/o locali) che in ogni caso deve essere sempre esibita dall’interessato/a.

Come regola generale si tenga presente che i richiedenti non hanno diritto di ispezionare direttamente (né tantomeno fotografare o riprodurre in alcun modo) i Registri parrocchiali correnti (cfr. Decreto CEI, Art. 2 § 6). Si intendano Registri parrocchiali ‘correnti’ quelli che partono dal 1900 ai giorni nostri. Per le cause civili, penali, notarili, ereditarie, di norma non si rilasciano Certificati ecclesiastici ma occorre indirizzare i richiedenti ai soli Enti civili competenti.

Per ogni caso dubbio o particolare ci si rivolga alla Cancelleria della Curia (tel. 011/5156300) o all’Archivio Arcivescovile (tel. 011/5156271).

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REGOLAMENTO PER STUDIOSI E RICERCATORI

È possibile accedere all’Archivio parrocchiale secondo gli orari previsti dal parroco o dal suo delegato per l’Archivio e secondo le modalità che seguono, previa licenza scritta a firma del Cancelliere Arcivescovile:

Per accedere all’Archivio deve essere compilata una domanda nella quale siano dichiarati: cognome, nome, indirizzo, recapito telefonico, titolo di studio, professione, estremi di documento d’identità, motivazioni della ricerca (Allegato 1).

Il permesso di consultazione, rilasciato dal Parroco, termina con la fine della ricerca e, in ogni caso, il 31 dicembre dello stesso anno.

Il ricercatore ha l’obbligo di apporre la propria firma sul registro delle presenze ogni qualvolta acceda all’Archivio; (per comodità si può utilizzare una semplice agenda dove gli studiosi possono apporre la loro firma nei giorni interessati ed indicare quanto visionato secondo le modalità dell’Allegato 2).

Il ricercatore può entrare in Archivio solo con quanto strettamente necessario per svolgere la ricerca (carta, matite, computer portatile). E’ vietato l’accesso con borse, zaini, cartelline e simili: il tutto da riporre in altro locale adatto.

Lo studioso può prendere in visione un solo faldone o documento per volta e non deve assolutamente modificare l’ordine delle carte. Terminato di esaminare un faldone, lo riconsegnerà all’incaricato e potrà richiederne un altro.

Chi volesse prendere appunti per iscritto faccia uso esclusivamente di matite. È vietato l’uso di penne o pennarelli di qualsiasi genere. Chi utilizza computer portatili dovrà tenere i documenti a debita distanza.

I documenti devono essere trattati con il massimo riguardo ed è quindi vietato fare su di essi annotazioni o appoggiarvi fogli e schede di lavoro. Lo studioso è pregato di avvertire il Parroco o il suo delegato, qualora constatasse nei documenti consultati delle lacune, un precario stato di consultazione o altri problemi.

In osservanza alle prescrizioni di legge, sono consultabili solo i documenti relativi a persone decedute da almeno 70’anni.

È tassativamente vietato portare i documenti fuori dall’Archivio. I documenti non possono essere prestati a nessuno, nemmeno a studiosi di fiducia del Parroco o ad altri sacerdoti. Solo l’Ordinario Diocesano su proposta dell’Ufficio Beni Culturali della Diocesi (in accordo con l’Archivio Diocesano), può autorizzare il prestito di documenti dell’Archivio per mostre o simili, con le opportune cautele di natura giuridica e assicurativa.

È fatto divieto assoluto di fotocopiare documenti antichi. Si possono fare fotocopie solo di materiale moderno a stampa. Divieto assoluto anche di fotocopiare volumi RILEGATI. È possibile la riproduzione di documenti con macchina fotografica digitale, ma senza l’uso del flash, e in tale caso il ricercatore è tenuto a fornire copia della riproduzione al Parroco. E’ assolutamente vietata la riproduzione di interi registri. In ogni caso, la riproduzione fotografica deve essere effettuata sempre entro limiti ragionevoli: non si può riprodurre un intero volume o una serie documentaria completa, tenendo conto che l’Archivio non è uno studio fotografico ma innanzitutto il luogo della conservazione e secondariamente della consultazione.

Con l’ammissione all’archivio gli studiosi assumono l’obbligo di far pervenire all’Archivio Parrocchiale e all’Archivio Diocesano copia delle loro pubblicazioni (tesi, articoli, cataloghi, volumi, ecc.) nelle quali sia citato materiale documentario dell’Archivio parrocchiale.

L’inosservanza delle predette norme comporta l’esclusione da future consultazioni.

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Storia e organizzazione Archivio

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L'archivio della Chiesa parrocchiale della Natività di Santa Maria a Venaria Reale è depositato in una stanza della casa parrocchiale, sita presso la parrocchia, in piazza dell'Annunziata 10 a Venaria Reale; ha uno sviluppo di circa 15 metri lineari. Le carte sono riposte entro cinque armadi, mentre alcune mappe e disegni sono state sistemate in due scatole ed in una cassettiera dedicata. Si conservano le serie dei registri parrocchiali (1640-1989), i processicoli matrimoniali (1700-1975), pratiche relative alle attività di culto, liturgiche e pastorali, documentazione relativa alla gestione del beneficio, infine le carte di diverse compagnie ed associazioni cattoliche. I documenti sono in discreto stato di conservazione, ma alcuni, in particolare i disegni, sia per le condizioni critiche che per il valore storico ed artistico, restano bisognosi di restauri. Il più antico inventario contenente elenco delle carte dell'archivio, redatto in occasione dell'insediamento del parroco don Giuseppe Rossi di Barge, risale al 1755. L'anno seguente venne eseguito un nuovo Inventario, nel quale il parroco descrisse le scritture e libri parrochiali, elencando settanta tra documenti singoli e pratiche, inclusivi dei disegni. Vi erano in particolare rotoli monitoriali, atti di lite con disegni, testamenti, censi, crediti, quietanze, legati, carte e libri relativi alle compagnie del Rosario, del Santissimo Sacramento e dell'ospedale, doti, atti relativi ai rapporti con la regia cappella, indulgenze, permute e transazioni di beni fondiari, documenti relativi alla cascina della parrocchiale, quattro libri dei battesimi, tre libri delle sepolture, tre libri dei matrimoni, un libro della Compagnia di San Giuseppe, breviari e messali. L'inventario si presenta come una sequenza numerata di pratiche e documenti, senza divisione per titoli o categorie, equiparabile ad un elenco di consistenza. Nell'inventario del 1764, il prevosto descriveva nei dettagli il luogo della casa parrocchiale pensato per la conservazione delle scritture: è citato un «gabinetto del archivio», dove si trovava uno «stagiero d'assi d'albera» dentro il quale erano poste «una quantità di scritture vechie alla dritta altre scritture più nove», e nel mezzo libri «coperti di carta pecora», ed altri libri relativi alle compagnie erette nella chiesa; è poi citato un gabinetto dell'archivio della Compagnia del Rosario, dove erano sistemate «dicesette libretti di indulgenze de congregati», insieme ad oggetti e paramenti della Compagnia. Nel 1893 i vangeli, i breviari ed i registri erano stati sistemati in librerie, Insieme a «due registri della r. cappella pei defunti e matrimoni». I documenti ed i disegni, descritti sinteticamente per contenuto, erano invece chiusi in «vari pacchi». È dunque probabile che a metà degli anni novanta del XX secolo, Io stato di disordine in cui dovevano trovarsi le carte spinse alla decisione di effettuare un riordino dell'archivio. I nuovi contenitori per documenti furono provvisti di etichette di carta, sulle quali fu apposta una numerazione progressiva ed un titolo dei documenti contenuti, a cui faceva riferimento un sintetico elenco di giacenza. La serie dei registri parrocchiali fu sistemata in quattro armadi, mentre per i numerosi disegni si previde la conservazione in una cassettiera, utilizzata solo in parte. I documenti furono suddivisi per materie, creando un nuovo ordinamento che si sovrapponeva allo stato precedente. Nel 2013, per volere del parroco don Vincenzo Marino, l’Archivio parrocchiale è stato riordinato dal dott. Davide De Franco, archivista diplomato alla Scuola di Archivistica, Paleografia e Diplomatica dell’Archivio di Stato di Torino. Il riordino ha previsto la schedatura e il ricondizionamento delle carte in nuovo materiale da conservazione. Non essendo possibile risalire agli ordinamenti precedenti, dopo la risistemazione dei documenti alla fine del Novecento, si è deciso di ricostruire una struttura archivistica che rispecchiasse le diverse funzioni svolte dalla parrocchia emerse da una schedatura dettagliata, spesso condotta alla descrizione della singola unità documentaria. I differenti livelli rispecchiano, per ordine di importanza, le diverse attività e le prerogative parrocchiali: la cosiddetta anagrafe, costituita dai registri di battesimo, matrimonio e sepoltura, con le annesse pratiche comprendenti i processicoli; le attività legate al culto, alla liturgia e alle funzioni pastorali; i rapporti con altre autorità, ecclesiastiche e civili; la gestione del patrimonio inerente al beneficio parrocchiale; gli atti di lite ed i documenti afferenti alle singole personalità dei parroci; infine le compagnie erette nella parrocchia. Appartengono ad un fondo distinto alcune carte della Congregazione di carità, di cui il prevosto era membro del consiglio di amministrazione, una collezione di due libri manoscritti, compresi ab antiquo nell'archivio, e una raccolta di stampe ottocentesca di carri d'artiglieria, pervenuta per vie non meglio rintracciabili. La schedatura è avvenuta mediante l’utilizzo del database CEI-ar, gentilmente fornito dalla CEI. Le varie fasi del riordino sono state seguite dall'ufficio beni culturali della Diocesi di Torino e dalla Soprintendenza Archivistica per il Piemonte e la Valle d'Aosta, sotto la supervisione della dott.ssa Daniela Caffaratto. Il riordino dell'archivio parrocchiale è stato possibile grazie al contributo del Centro studi de La Venaria Reale, diretto dal dott. Andrea Merlotti. In anni successivi al riordino del dott. De Franco sono state inserite in archivio altri documenti e poiché il software utilizzato nella precedente schedatura non è stato ritrovato, si è provveduto ad inserire le nuove unità archivistiche in modo sequenziale, evidenziando questi inserimenti con il testo scritto in colore rosso. Poiché diversi documenti inseriti in archivio sono in forma digitale si è dovuto impostare una procedura di aggiornamento onde evitare la non leggibilità di questi documenti dovuta ad obsolescenza del software con cui sono stati scritti e a quella dei supporti di memoria che li contengono.

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ARCHIVIAZIONI DOPO IL RIORDINO DEL MAGGIO 2013

Per le archiviazioni effettuate dopo il riordino del maggio 2013, la numerazione dell’unita archivistica e dei fascicoli prosegue dal ultimo fascicolo inventariato nel maggio 2013 e cioè a partire dal 557. La numerazione dei faldoni, anch’essa progressiva proseguirà con il n. 111. In questa fase post riordino si rende necessaria l’archiviazione di documenti prodotti in forma digitale. In assenza di indicazioni istituzionali, la scelta del supporto di archivio di detti documenti è la memoria flash detta comunemente chiavetta. Per garantire negli anni a venire la leggibilità e quindi la fruibilità dei documenti digitali, si è adottata la seguente procedura.​

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AGGIORNAMENTO DEGLI ARCHIVI IN FORMA DIGITALE

Premessa

I documenti digitali conservati su supporti vari (CD-ROM, DVD, chiavette, memorie magnetiche, hard disk esterni, ecc.), nel tempo possono non essere più leggibili per due motivi:

a) La versione del software utilizzato per creare il documento, nel tempo è soggetta ad aggiornamenti ed innovazioni di prodotto decisi dal produttore di software (upgrade), oppure lo stesso software può essere messo fuori commercio. Tutto ciò crea seri problemi di leggibilità perché i computer di generazione più evoluta non hanno in dotazione software ritenuti obsoleti.

b) Il supporto di memoria diventa nel tempo tecnologicamente superato (obsolescenza digitale). Basti pensare al vecchio floppy disk da 5,5 pollici, molto usato negli anni ’90 e sostituito poi dal CD-ROM e dai DVD nei primi anni del 2000, che a sua volta furono sostituiti dalle memorie fisse come le chiavette flash, per cui i contenuti non sono più leggibili in quanto i computer non sono più dotati dei driver di lettura.

Questi due fenomeni rendono problematica la conservazione negli archivi storici dei documenti digitali, in quanto si rischia di avere in archivio documenti non leggibili o non più fruibili nel tempo. Al momento non sembrano esserci indicazioni ufficiali da enti istituzionali e l’industria informatica si dimostra non particolarmente sensibile al problema. La soluzione di usufruire di spazi di memoria “cloud”, completamente gestiti e aggiornati dal gestore, risolve il problema sollevato al punto b) ma non quello al punto a). Inoltre molti sono dell’avviso che i file archiviati nel “cloud” siano vulnerabili e quindi soggetti ad intercettazioni in quanto ritengono ancora poco sicuro il sistema.

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CONSERVAZIONE DOCUMENTI DIGITALI

Salvare i documenti digitali da conservare nell’Archivio Storico su due chiavette flash, registrando sempre l’anno di memorizzazione, il tipo e la versione del software utilizzato. Una chiavetta opportunamente etichettata viene riposta nell’Archivio storico, in una apposita ubicazione, mentre l’altra di backup dovrà essere riposta in un ambiente diverso. Dopo 4 anni dalla data di salvataggio, verificare con il mercato informatico se il supporto di memoria (chiavetta) è ancora valido, ovvero se si stanno affermando software sostitutivi o supporti di memoria più innovativi non compatibili con quelli in Archivio. In questo ultimo caso provvedere ad un nuovo salvataggio utilizzando software e supporti più aggiornati.

Dopo 4 anni ancora effettuare le operazioni previste al punto 3 e seguenti.

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